Innkjøp & Mottak

Innkjøpsmodulen er kjernen i Mystore Logistikk og forenkler innkjøp, mottak, oversalg og ordrebehandling, som gjør at du sparer dyrebar tid.

Spar tid med innkjøp og mottak

Tjenesten gjør det sømløst å opprette nye bestillinger til leverandør både manuelt, automatisk eller via innkjøpsassistent. 
Mottaket gjøres med få tastetrykk og kan i samme slengen oppdatere ordrene dine automatisk.

Innkjøp

Opprett innkjøp manuelt, automatisk eller basert på forslag.

Oversalg av produkter kobles mot innkjøpsordrer automatisk for full kontroll.

Mottak

Når varene ankommer lager kan du enkelt motta alt eller deler og samtidig oppdatere tilknyttede ordrer.

Import

Gjør du innkjøp i leverandørens eget system?

Importer de enkelt inn i Mystore for å holde en rød tråd i alt.

Dokumentarkiv

Med dokumentarkiv kan du enkelt laste opp filer og dokumenter som er relatert til innkjøpet ditt.

Innkjøpsassistent

Innkjøpsassistenten foreslår hva du burde bestille basert på salg innen en periode, samtidig som den tar høyde for aktive innkjøp.

Forhåndssalg

Velg hvor mange varer på innkjøpet som skal kunne være tilgjengelig for forhåndssalg.

Full oversikt

Oversikten har kraftig filtrering som lar deg finne frem til akkurat de innkjøpene du er ute etter basert på status, sist oppdatert, kostnad, egendefinert søk etc.

I tillegg kan oversikten eksporteres til CSV/XLS for enkel behandling av data.

po-overview

Reservasjoner

Reservasjoner er mye av styrken i innkjøpsmodulen, og det meste skjer automatisk.

Når du overselger en vare blir den automatisk reservert på innkjøp, som igjen gjør at ordren oppdateres når du gjør et varemottak. 

I tillegg til automatikk kan man også frigjøre reservasjoner og manuelt knytte produkter til eksistere eller nytt innkjøp. 

reserve-manually-1

Brukerinnstillinger

Tjenesten har en egen side for innstillinger, hvor hver bruker kan definere sine valg som plassering av søk, filformat, standard status m.m.

settings-po
  • 01 Oversikt
  • 02 Opprette innkjøp
  • 03 Reservasjoner
  • 04 Import av innkjøp
  • 05 Dokumentarkiv
  • 06 Send til leverandør
  • 07 Redigere sendt innkjøp
  • 08 Varemottak
  • 09 Innkjøpsfane på produkter

Oversikt

I oversikten finner du alle innkjøpsordrer som er opprettet. 
Herfra kan man søke etter produkt, artikkelnummer, leverandør og navn på innkjøpsordre. 

Det er også mulig å filtrere på de forskjellige statusene.

Eksempel

Kanskje lurer du på om du har varen Genser Grønn i bestilling.
Da kan du fra oversikten søke etter produktet for å vise alle innkjøp det befinner seg i. Videre kan du filterer for å se alle innkjøp i status Sendt som inneholder produktet.

 

Opprette innkjøp

Manuelle innkjøp

Du kan når som helst opprette og redigere manuelle innkjøp. Bare velg leverandør og legg til de varene du måtte ønske. På hver varelinje kan du tilpasse antall, pris og legge til interne kommentarer.

Automatiske innkjøp

Om butikken din tillater oversalg vil systemet automatisk opprette innkjøp om varen ikke er på lager. Etter innkjøpet automatisk har blitt opprettet kan det fortsatt redigeres og tilpasses frem til du selv sender det til leverandør.

Reservasjoner

Takket være det nye reservasjonssystemet vil varelinjer som må bestilles reserveres på innkjøp. 
Man vil inne på en ordre se hvilke innkjøpsordrer varen er reservert mot.

Når man så gjør mottak på innkjøpsordren vil ordren, takket være reservasjonen, automatisk oppdateres. Om ordren blir komplett som følge av varemottaket kan den automatisk flyttes til en ny ordrestatus for videre behandling.

Automatisk oversalg

Om det kommer inn en ordre med varer som ikke er på lager vil disse automatisk reserveres på et innkjøp. Om butikken din har den aktuelle varen i bestilling vil oversalget reserveres på denne og varelinjen får status "Bestilt". Om varen ikke er i bestilling vil den enten knyttes til et eksisterende utkast eller opprette et nytt utkast.

Manuelle reservasjoner

Fra ordrevinduet kan man både frigi eksisterende reservasjoner (fjerne tilknytning til innkjøp) og reservere/koble varelinjer manuelt til innkjøpsordre. Dette betyr at du selv kan allokere varer mot de/den innkjøpsordren du måtte ønske.

manuell-reservasjon-gif

 

Import av innkjøp

Vi er klar over at flere leverandører har egne systemer for bestilling og ikke ønsker innkjøp på PDF/CSV. 

Om du må lage innkjøp i leverandørens eget system kan du enkelt holde det oppdatert i Mystore med importfunksjonaliteten. 

Bare dra inn CSV/XLS og koble sammen produkter på enten EAN eller artikkelnummer.

Denne funksjonen krever at produkter har unike artikkelnummer eller unik EAN

HubSpot Video

 

Dokumentarkiv

Med dokumentarkiv kan du enkelt laste opp filer som er relatert til innkjøpet ditt. F.eks ordrebekreftelse fra leverandør, proformafaktura o.l.
Alle filene er interne og blir ikke sendt til leverandør ved utsendelse av innkjøpsordre.
 
HubSpot Video

 

Send til leverandør

Send til leverandør

Når innkjøpsordren er klar kan du sende den til din leverandør enten som PDF eller som CSV.
Innkjøpet kan i ettertid lastes ned som PDF/CSV.

Marker som sendt

Kanskje har du bestilt varene via leverandørens eget system og ønsker derfor ikke sende innkjøpet ut av Mystore. Da kan du enkelt og greit markere det som sendt. 
Innkjøpet vil da fremstå som sendt med det blir ikke sendt ut e-post til leverandør. 
Innkjøpet kan i ettertid lastes ned som PDF/CSV.

Redigere sendt innkjøp

Etter er innkjøp er sendt, eller markert som sendt, kan det redigeres ved behov. 

Under Handlinger-menyen finner man valget for å aktivere redigeringsmodus. 
Her vil det være mulig å endre antallet som er bestilt samt slette bestilte varelinjer. 

Varelinjer med reservasjoner kan ikke slettes, da må man først frigi reservasjonene.

Varemottak

Når innkjøpet ankommer lager er det til for å gjøre mottak. 

Dette gjøres enklest ved å søke opp innkjøpet i oversikten. 
Når du har funnet frem til riktig innkjøp kan du markere alle varelinjer, markere én og én linje eller bare markere deler.

Når du har gjort valget på hva som skal mottas er det bare å klikke på "Registrer mottak". I vinduet som dukker opp kan man velge å aktivere deaktiverte/skjulte produkter (om mottaket gir disponibelt lager) samt velge ordrestatus for flytting av komplette ordrer.

Innkjøpsfane på produkter

Etter aktivering av innkjøpsmodulen får man en ny fane inne på et produktkort i kontrollpanelet. 

Fra denne fanen kan man:

  • Se eksisterende innkjøp på produktet
  • Se status på eksisterende innkjøp
  • Se tilgjengelighet på hvert innkjøp
  • Legge produktet i innkjøpsordre

Det betyr at du kan legge produktet til innkjøp uten å måtte gå inn i innkjøpsmodulen.

procurement-tab

 

Videodemo

Se hvordan tjenesten fungerer i bruk på videoen under.

Få kontroll på vareflyten

Uforpliktende og gratis demo i 14 dager

OFTE STILTE SPØRSMÅL

Hva koster innkjøpsmodulen?

Innkjøpsmodulen er en del av Mystore Logistikk, som finnes i flere nivåer alt etter behov og størrelse på butikken.

Les mer Mystore Logistikk

Må innkjøpsordrer sendes på mail?

Niks! Vi vet at mange leverandører har egne nettbutikker eller portaler hvor varer skal bestilles. Da kan det blir doble innkjøp om man både sender det via Mystore og oppretter de i leverandørens nettbutikk. 

Vi har derfor støtte for å markere en innkjøpsordre som sendt
Den fremstår da som sendt i systemet men ingen e-post blir sendt til leverandør.

Kan jeg forhåndsselge med innkjøp?

Javisst! Om du tillater oversalg i butikken kan du begynne å selge varer som er bestilt men ennå ikke ankommet lager.

Et oversalg blir da reservert på innkjøpet og blir videre automatisk oppdatert når dere gjør et varemottak. 

Med funksjonen for forhåndssalg kan man også definere hvor mange av de bestilte varene som skal kunne overselges. 
F.eks kan du bestille inn 100 stk. men bare tillate å forhåndsselge 50 av disse.

Kan jeg fortsatt bruke bestillingsrapporten?

Mange har hatt bestillingsrapporten i Mystore tidligere. Denne rapporten genererte bestillingsforslag basert på tidligere salg og nåværende lagerbeholdning. Om man bruker innkjøpsmodulen erstattes den gamle rapporten med "Innkjøpsassistent".
Innkjøpsassistenten gjør mye av det samme men kan også ta høyde for hva som allerede ligger i innkjøp, bedre valg på produsenter og ekskludering av spesifikke lagergrupper.

Kan jeg se på en ordre om noe er i innkjøp?

Absolutt! 
Når du mottar en ny ordre vil det på hver varelinje vises om noe ble lagt i innkjøp og hvilken status innkjøpsordren har. 

Du kan også frigi reservasjonen eller knytte varelinjen til en annen innkjøpsordre.

Kan jeg bestille er produkt direkte fra produktsiden?

Jepp! 

Etter du tar i bruk innkjøpsmodulen vil produktsidene i kontrollpanelet få en ny fane som heter "Innkjøp". 
Her kan du se alle innkjøp produktet ligger i, status på innkjøpet og hvor mange som er tilgjengelig.

Du kan også legge et produkt til i innkjøp fra denne siden.