Full oversikt
Oversikten har kraftig filtrering som lar deg finne frem til akkurat de innkjøpene du er ute etter basert på status, sist oppdatert, kostnad, egendefinert søk etc.
I tillegg kan oversikten eksporteres til CSV/XLS for enkel behandling av data.
Reservasjoner
Reservasjoner er mye av styrken i innkjøpsmodulen, og det meste skjer automatisk.
Når du overselger en vare blir den automatisk reservert på innkjøp, som igjen gjør at ordren oppdateres når du gjør et varemottak.
I tillegg til automatikk kan man også frigjøre reservasjoner og manuelt knytte produkter til eksistere eller nytt innkjøp.
Brukerinnstillinger
Tjenesten har en egen side for innstillinger, hvor hver bruker kan definere sine valg som plassering av søk, filformat, standard status m.m.
- 01 Oversikt
- 02 Opprette innkjøp
- 03 Reservasjoner
- 04 Import av innkjøp
- 05 Dokumentarkiv
- 06 Send til leverandør
- 07 Redigere sendt innkjøp
- 08 Varemottak
- 09 Innkjøpsfane på produkter
Oversikt
I oversikten finner du alle innkjøpsordrer som er opprettet.
Herfra kan man søke etter produkt, artikkelnummer, leverandør og navn på innkjøpsordre.
Det er også mulig å filtrere på de forskjellige statusene.
Eksempel
Kanskje lurer du på om du har varen Genser Grønn i bestilling.
Da kan du fra oversikten søke etter produktet for å vise alle innkjøp det befinner seg i. Videre kan du filterer for å se alle innkjøp i status Sendt som inneholder produktet.
Opprette innkjøp
Manuelle innkjøp
Du kan når som helst opprette og redigere manuelle innkjøp. Bare velg leverandør og legg til de varene du måtte ønske. På hver varelinje kan du tilpasse antall, pris og legge til interne kommentarer.
Automatiske innkjøp
Om butikken din tillater oversalg vil systemet automatisk opprette innkjøp om varen ikke er på lager. Etter innkjøpet automatisk har blitt opprettet kan det fortsatt redigeres og tilpasses frem til du selv sender det til leverandør.
Reservasjoner
Takket være det nye reservasjonssystemet vil varelinjer som må bestilles reserveres på innkjøp.
Man vil inne på en ordre se hvilke innkjøpsordrer varen er reservert mot.
Når man så gjør mottak på innkjøpsordren vil ordren, takket være reservasjonen, automatisk oppdateres. Om ordren blir komplett som følge av varemottaket kan den automatisk flyttes til en ny ordrestatus for videre behandling.
Automatisk oversalg
Om det kommer inn en ordre med varer som ikke er på lager vil disse automatisk reserveres på et innkjøp. Om butikken din har den aktuelle varen i bestilling vil oversalget reserveres på denne og varelinjen får status "Bestilt". Om varen ikke er i bestilling vil den enten knyttes til et eksisterende utkast eller opprette et nytt utkast.
Manuelle reservasjoner
Fra ordrevinduet kan man både frigi eksisterende reservasjoner (fjerne tilknytning til innkjøp) og reservere/koble varelinjer manuelt til innkjøpsordre. Dette betyr at du selv kan allokere varer mot de/den innkjøpsordren du måtte ønske.
Import av innkjøp
Vi er klar over at flere leverandører har egne systemer for bestilling og ikke ønsker innkjøp på PDF/CSV.
Om du må lage innkjøp i leverandørens eget system kan du enkelt holde det oppdatert i Mystore med importfunksjonaliteten.
Bare dra inn CSV/XLS og koble sammen produkter på enten EAN eller artikkelnummer.
Denne funksjonen krever at produkter har unike artikkelnummer eller unik EAN
Dokumentarkiv
Send til leverandør
Send til leverandør
Når innkjøpsordren er klar kan du sende den til din leverandør enten som PDF eller som CSV.
Innkjøpet kan i ettertid lastes ned som PDF/CSV.
Marker som sendt
Kanskje har du bestilt varene via leverandørens eget system og ønsker derfor ikke sende innkjøpet ut av Mystore. Da kan du enkelt og greit markere det som sendt.
Innkjøpet vil da fremstå som sendt med det blir ikke sendt ut e-post til leverandør.
Innkjøpet kan i ettertid lastes ned som PDF/CSV.
Redigere sendt innkjøp
Etter er innkjøp er sendt, eller markert som sendt, kan det redigeres ved behov.
Under Handlinger-menyen finner man valget for å aktivere redigeringsmodus.
Her vil det være mulig å endre antallet som er bestilt samt slette bestilte varelinjer.
Varelinjer med reservasjoner kan ikke slettes, da må man først frigi reservasjonene.
Varemottak
Når innkjøpet ankommer lager er det til for å gjøre mottak.
Dette gjøres enklest ved å søke opp innkjøpet i oversikten.
Når du har funnet frem til riktig innkjøp kan du markere alle varelinjer, markere én og én linje eller bare markere deler.
Når du har gjort valget på hva som skal mottas er det bare å klikke på "Registrer mottak". I vinduet som dukker opp kan man velge å aktivere deaktiverte/skjulte produkter (om mottaket gir disponibelt lager) samt velge ordrestatus for flytting av komplette ordrer.
Innkjøpsfane på produkter
Etter aktivering av innkjøpsmodulen får man en ny fane inne på et produktkort i kontrollpanelet.
Fra denne fanen kan man:
- Se eksisterende innkjøp på produktet
- Se status på eksisterende innkjøp
- Se tilgjengelighet på hvert innkjøp
- Legge produktet i innkjøpsordre
Det betyr at du kan legge produktet til innkjøp uten å måtte gå inn i innkjøpsmodulen.
